दस्तावेज़ पर कई अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। हस्ताक्षर से पहले स्लैश करें - इसे कैसे समझें
व्यवसाय में यह प्रथा आम है। यदि दस्तावेज़ पर उस व्यक्ति के अलावा किसी अन्य व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किया गया है जिसका विवरण विवरण में दर्शाया गया है, तो हस्ताक्षर से पहले एक स्लैश लगाया जाता है। इसका मतलब यह माना जाता है कि डिप्टी का हाथ था। लेकिन क्या यह बैज दस्तावेज़ को कानूनी बल देने के लिए पर्याप्त है? और यदि दस्तावेज़ किसी डिप्टी द्वारा हस्ताक्षरित हैं तो उन्हें ठीक से कैसे तैयार किया जाए?
समझौते पर डिप्टी द्वारा हस्ताक्षर किए गए थे
डिप्टी के हस्ताक्षर से पहले एक लाइन लगाने की परंपरा लंबे समय से चली आ रही है। और बहुत पहले ही वह इस ढांचे से बाहर हो चुकी है कानूनी विनियमन.
1988 में, यूएसएसआर चीफ आर्काइव ने बताया कि यदि मसौदा दस्तावेज़ पर जिस अधिकारी के हस्ताक्षर तैयार किए गए थे, वह गायब है तो क्या करना चाहिए। 25 मई 1988 के आदेश संख्या 33 में, पुरालेख विभाग ने स्थापित किया कि ऐसी स्थिति में, दस्तावेज़ में दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की वास्तविक स्थिति और उसका अंतिम नाम अवश्य दर्शाया जाना चाहिए। सुधार स्याही से या टाइप करके किया जा सकता है (उदाहरण के लिए: "अभिनय", "डिप्टी")। लेकिन "के लिए" के बहाने या नौकरी के शीर्षक से पहले स्लैश के साथ दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना अस्वीकार्य है।
आज दस्तावेज़ तैयार करने के लिए एक और मानक है: संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली*। सच है, यह मानक इस बारे में एक शब्द भी नहीं कहता कि डिप्टी को कैसे हस्ताक्षर करना चाहिए। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि स्लैश कानूनी है। आखिरकार, किसी ने भी मुख्य पुरालेख संख्या 33 के आदेश को रद्द नहीं किया है, और यह रूसी संघ के क्षेत्र में काम करना जारी रखता है।
इसलिए, कार्यालय के काम के मौजूदा नियमों के अनुसार, यदि डिप्टी सामान्य निदेशक के बजाय दस्तावेज़ का समर्थन करता है तो उसे उस पर हस्ताक्षर और प्रतिलेखन करना होगा।
लेकिन क्या होगा यदि लेखा विभाग को एक समझौता प्राप्त होता है जिस पर प्रतिपक्ष ने स्लैश के साथ हस्ताक्षर किए हैं?
गलतियों पर काम करें
स्लैश स्वयं अनुबंध को अमान्य नहीं करेगा. लेकिन अगर इस पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का नाम और स्थिति नहीं बताई गई है, तो अदालत यह तय कर सकती है कि यह एक अज्ञात व्यक्ति है (मास्को जिले के संघीय मध्यस्थता न्यायालय का संकल्प दिनांक 15 जुलाई, 2002 संख्या केजी-ए40/4377-) 02). प्रतिपक्ष ऐसे लेनदेन के तहत अपने दायित्वों को पूरा करने से इनकार कर सकते हैं, और कर अधिकारी इसे मान्यता नहीं दे सकते हैं। यह विशेष रूप से अप्रिय है अगर हम एक समझौते के बारे में बात कर रहे हैं जिसके तहत कंपनी लाभ कर उद्देश्यों के लिए खर्चों को ध्यान में रखना चाहती है और वैट कटौती लागू करना चाहती है।
यदि आपको अपने समकक्षों से "स्लैश" के साथ एक समझौता प्राप्त हुआ है, तो आपको अपने भागीदारों से वीज़ा जारी करने वाले व्यक्ति के अधिकार की पुष्टि करने के लिए कहना चाहिए। एक पावर ऑफ अटॉर्नी या, उदाहरण के लिए, किसी व्यक्ति को कार्यवाहक प्रबंधक के रूप में नियुक्त करने वाला एक प्रशासनिक दस्तावेज पुष्टिकरण के रूप में उपयुक्त है। वर्तमान नियमों के अनुसार लेन-देन को औपचारिक बनाने के लिए भागीदारों को आमंत्रित करना उचित है। अर्थात्: अनुबंध में उस व्यक्ति का नाम और स्थिति दर्ज करें जिसने अनुबंध पर हस्ताक्षर किए हैं, और दस्तावेज़ के विवरण का एक लिंक जिसके द्वारा व्यक्ति लेनदेन को पूरा करने के लिए अधिकृत है। यह सबसे अच्छा है यदि ऐसे दस्तावेज़ की एक प्रति अनुबंध के साथ संलग्न की जाए।
एक और विकल्प है. यदि प्रतिपक्ष बाद में व्यापार को मंजूरी दे देता है, तो आपको स्लैश के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। लेन-देन के अनुमोदन के रूप में वास्तव में किन कार्यों को माना जा सकता है, यह रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय के प्रेसिडियम के सूचना पत्र दिनांक 23 अक्टूबर 2000 संख्या 57 के पैराग्राफ 5 में बताया गया है। एक भागीदार को अनुमोदित माना जा सकता है लेन-देन यदि उसने माल के लिए पूर्ण या आंशिक रूप से भुगतान किया है, उन्हें उपयोग के लिए स्वीकार किया है, किसी दायित्व के उल्लंघन के संबंध में पूर्ण या आंशिक रूप से भुगतान किए गए प्रतिबंधों या अन्य राशियों का भुगतान किया है, लेनदेन के तहत अन्य अधिकारों और दायित्वों का प्रयोग किया है, आदि।
खासकर चालान को लेकर
एक अन्य महत्वपूर्ण दस्तावेज़ जिस पर प्रबंधक को हस्ताक्षर करना चाहिए वह है चालान (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 169 के खंड 6)।
यदि आपको हस्ताक्षर से पहले स्लैश वाला चालान प्राप्त होता है तो आपको क्या करना चाहिए? जैसा कि यूएनपी को पता चला है, रूसी वित्त मंत्रालय के कर और सीमा शुल्क टैरिफ नीति विभाग के अप्रत्यक्ष कर विभाग का मानना है कि प्रबंधक की स्थिति के सामने अपने आप में कटौती से वैट काटने से इनकार नहीं किया जाएगा।
साथ ही, यह जांचना आवश्यक है कि हस्ताक्षर के निष्पादन से संबंधित शेष शर्तें कर कानून की आवश्यकताओं का अनुपालन करती हैं या नहीं। रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 169 के अनुच्छेद 6 में कहा गया है कि कोई भी अधिकृत व्यक्ति चालान पर हस्ताक्षर कर सकता है। शक्तियों को संगठन के आदेश से या संगठन की ओर से पावर ऑफ अटॉर्नी द्वारा हस्तांतरित किया जा सकता है।
इनवॉइस फॉर्म का मानक विवरण यह निर्धारित करता है कि यह प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षरित है। वित्त मंत्रालय ने स्पष्ट किया कि यदि दस्तावेज़ पर किसी अन्य व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं, तो उसकी स्थिति का संकेत देने की आवश्यकता नहीं है। मुख्य बात यह है कि हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन है (रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 16 जून, 2004 संख्या 03-03-11/97)। फिर भी, यह कोई गलती नहीं होगी यदि आपूर्तिकर्ता की ओर से चालान पर हस्ताक्षर करने वाला व्यक्ति अपनी स्थिति (रूस की संघीय कर सेवा का पत्र दिनांक 20 मई, 2005 संख्या 03-1-03/838/8) इंगित करता है।
"उद्यम की मानव संसाधन सेवा और कार्मिक प्रबंधन", 2006, एन 6
किसी अज्ञात व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित
यदि दस्तावेज़ पर किसी डिप्टी या कार्यवाहक प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं, तो किस कानूनी दस्तावेज़ के आधार पर किसी पद के शीर्षक से पहले स्लैश का उपयोग करना निषिद्ध है, और क्या हस्ताक्षरकर्ता के हस्ताक्षर को समझना आवश्यक है?
एम.वी
क्या स्लैश का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए?
मैं ईमानदारी से कबूल करता हूं यह प्रश्नलेख के लेखक को भ्रमित किया - स्पष्टीकरण स्पष्ट प्रतीत होता है। मैं प्रश्न के शब्दों से काफी आश्चर्यचकित था, और लेखक ने तुरंत एक प्रतिप्रश्न किया: आपको कार्यालय प्रक्रियाओं को विनियमित करने वाले निर्देश, सिफारिशें, या कोई अन्य दस्तावेज़ कहां मिला है जो "हस्ताक्षर" विशेषता में स्लैश के उपयोग की अनुमति देता है?
लेकिन आइये इस विरोधाभासी स्थिति को समझने का प्रयास करें।
सबसे पहले, आइए नियमों की ओर मुड़ें और वहां वह सब कुछ खोजें जो किसी न किसी तरह से "हस्ताक्षर" विशेषता से जुड़ा हो।
तो, GOST R 51141-98 "कार्यालय कार्य और नियम और परिभाषाएँ" हस्ताक्षर की निम्नलिखित व्याख्या देता है:
हस्ताक्षर एक आवश्यक दस्तावेज़ है, जो एक अधिकृत अधिकारी का हस्तलिखित हस्ताक्षर है।
इस मामले में "अधिकृत" शब्द आकस्मिक नहीं है - दस्तावेज़ पर केवल वही व्यक्ति हस्ताक्षर कर सकता है जिसके पास इसमें उठाए गए मुद्दे पर निर्णय लेने का अधिकार है।
संपूर्ण रूप से मान्य एक और परिभाषित दस्तावेज़ रूसी संघ, - राज्य मानक आर 6.30-2003 "दस्तावेजों की तैयारी के लिए संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली" - अपेक्षित "हस्ताक्षर" को पंजीकृत करने के नियमों का वर्णन इस प्रकार है।
दस्तावेज़ खंड. राज्य मानक आर 6.30-2003 का अनुच्छेद 3.22 "संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली"
"हस्ताक्षर" अपेक्षित में शामिल हैं:
दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम (यदि दस्तावेज़ दस्तावेज़ के रूप में तैयार नहीं किया गया है तो पूर्ण, और यदि दस्तावेज़ प्रपत्र पर तैयार किया गया है तो संक्षिप्त);
व्यक्तिगत हस्ताक्षर;
हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन (प्रारंभिक, उपनाम)...
कृपया ध्यान दें कि प्रॉप्स में ऑटोग्राफ के अलावा, पद का नाम और हस्ताक्षरकर्ता का उपनाम भी शामिल होता है।
जैसा कि हम देखते हैं, राज्य मानकों जैसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों में जिम्मेदार व्यक्ति के स्थान पर किसी अन्य व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर करना भी संभव नहीं है। स्लैश के उपयोग का बिल्कुल भी उल्लेख नहीं किया गया है।
क्या यह हर जगह अलग है?
लेकिन समस्या अभी भी मौजूद है. यह अप्रत्यक्ष रूप से व्यक्तिगत संगठनों के कार्यालय कार्य के निर्देशों के पैराग्राफ द्वारा इंगित किया गया है। एक उदाहरण के रूप में, आइए संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देशों की ओर मुड़ें - वह दस्तावेज़ जिसके आधार पर रूस में संघीय मंत्रालयों और विभागों और उनके प्रभागों के निर्देश तैयार किए जाते हैं। दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का वर्णन करने वाले पैराग्राफ में, हम पढ़ते हैं:
दस्तावेज़ खंड. संघीय कार्यकारी प्राधिकारियों में कार्यालय कार्य के लिए मॉडल निर्देश
यदि मसौदा दस्तावेज़ पर जिस अधिकारी के हस्ताक्षर तैयार किए गए हैं वह अनुपस्थित है, तो दस्तावेज़ पर उसके कर्तव्यों का पालन करने वाले व्यक्ति या उसके डिप्टी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। इस मामले में, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की वास्तविक स्थिति और उसका अंतिम नाम इंगित किया जाना चाहिए (सुधार हाथ से या टाइप करके किया जा सकता है, उदाहरण के लिए: "अभिनय," "डिप्टी")। दस्तावेज़ों पर "के लिए" या नौकरी के शीर्षक से पहले स्लैश लगाकर हस्ताक्षर करने की अनुमति नहीं है।
हालाँकि, कुछ संगठनों के कार्यालय प्रबंधन निर्देश ऐसे सुधार पर भी रोक लगाते हैं। उनके अनुसार, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के समय जिम्मेदार अधिकारी की अप्रत्याशित अनुपस्थिति की स्थिति में, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का पद का नाम और उपनाम तैयार फ़ाइल में दर्ज किया जाना चाहिए और पृष्ठ होना चाहिए पुनर्मुद्रित.
रूसी संघ में आज स्थिति ऐसी है कि संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज तैयार करने के लिए कोई समान आवश्यकताएं नहीं हैं जो सभी के लिए अनिवार्य हों। प्रत्येक संगठन रूसी और विदेशी परंपराओं और अनुभव दोनों के आधार पर दस्तावेजों के साथ काम करने की अपनी प्रक्रिया विकसित करता है विभिन्न देश. GOST 6.30-2003 प्रकृति में सलाहकारी है। अर्थात्, हस्ताक्षरकर्ता की वास्तविक स्थिति को दर्शाने वाले हस्ताक्षर की अनिवार्य डिकोडिंग और स्लैश के उपयोग पर रोक पर कोई विशेष कानूनी अधिनियम नहीं है।
आइए सामान्य ज्ञान का उपयोग करें!
हालाँकि, विभिन्न निर्देशों और विनियमों के अलावा, सामान्य ज्ञान भी है। आइए यह जानने का प्रयास करें कि ऐसा प्रतीत होने वाला सरल सहारा कितना महत्वपूर्ण है।
किसी भी दस्तावेज़ के लिए हस्ताक्षर एक अनिवार्य आवश्यकता है। हस्ताक्षर पुष्टि करता है:
दस्तावेज़ के पाठ में निहित जानकारी की विश्वसनीयता;
दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले अधिकारी की शक्तियाँ।
संदर्भ। हस्ताक्षर रूसी कार्यालय के काम में स्थापित पहले अनिवार्य तत्वों में से एक है। 16वीं शताब्दी में आधिकारिक - "अनिवार्य" - कागजी कार्रवाई के गठन से पहले ही, व्यावसायिक दस्तावेजों में घटना में प्रत्यक्ष प्रतिभागियों के नाम, पाठ के बाद - इसके संकलक और गवाहों के नाम का संकेत दिया गया था। इसने, सबसे पहले, घटना की प्रामाणिकता की पुष्टि की, और दूसरी बात, यह संकेत दिया कि यदि आवश्यक हो तो किससे उत्तर मांगा जा सकता है।
दस्तावेज़ पर वास्तव में हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति के शीर्षक के बजाय स्लैश या पूर्वसर्ग "के लिए" का उपयोग, साथ ही उसके अंतिम नाम की प्रतिलेख की अनुपस्थिति, दस्तावेज़ के प्रवर्तक दोनों के लिए हानिकारक हो सकती है। और उसका पताकर्ता. जाहिर है, मामले के संचालन के लिए वास्तव में जिम्मेदार व्यक्ति ने दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर नहीं किए, जिसका अर्थ है कि उसने पुष्टि नहीं की फ़ैसला. सबसे अधिक संभावना है, संगठन के सर्वज्ञ सचिव को पता है कि स्ट्रोक का मालिक कौन है। लेकिन इस तरह के दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता को उद्यम के सभी प्रबंधकों की लिखावट विशेषताओं से परिचित होने की संभावना नहीं है और इन लोगों की शक्तियों के बारे में जानकारी नहीं है। परिणाम एक गुमनाम दस्तावेज़ है, जो वास्तव में एक अज्ञात व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित है, जो निश्चित रूप से, इसमें निहित जानकारी की विश्वसनीयता की कोई गारंटी नहीं देता है। यदि यह एक सूचनात्मक पत्र है तो कोई बात नहीं। अगर हम किसी आदेश या निर्देश के बारे में बात कर रहे हैं तो क्या होगा? यह स्पष्ट नहीं है कि इस निर्णय के लिए कौन जिम्मेदार है। प्राप्तकर्ता को ऐसे दस्तावेज़ को अमान्य मानने का अधिकार है। वास्तव में, यह ज्ञात नहीं है कि महत्वपूर्ण संदेश पर हस्ताक्षर किसने किये। एक व्यक्ति जो व्यवसाय में सतर्क है और हर चीज़ पर एक बार में भरोसा नहीं करता, उसके मन में निम्नलिखित प्रश्न हो सकते हैं:
क्या इस अज्ञात चरित्र को जिम्मेदार निर्णय लेने और दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है?
और क्या वास्तविक नेता को किये गये निर्णय के बारे में पता है?
क्या यह नकली नहीं है? किसी ने एक पाठ की रचना की जो उसके लिए फायदेमंद था और, प्रभारी व्यक्ति की अनुपस्थिति का बहाना बनाकर, उसे प्राप्तकर्ता को भेज दिया।
प्रबंधक, इस तथ्य के बावजूद कि उसकी स्थिति और उपनाम इंगित किया गया है, दस्तावेज़ को अस्वीकार कर सकता है - उसका कोई ऑटोग्राफ नहीं है, जिसका अर्थ है कि वह "पेपर" की सामग्री और संभावित परिणामों के लिए कोई ज़िम्मेदारी नहीं लेता है। इसके अलावा उन्होंने दस्तावेज़ भेजने या उसे सार्वजनिक करने का भी आदेश नहीं दिया.
यदि अधिकारी इस तथ्य का हवाला देते हुए दस्तावेज़ को अस्वीकार कर देता है कि उसने अपने ऑटोग्राफ पर हस्ताक्षर नहीं किया है, तो दस्तावेज़ प्राप्त करने वाला हारा हुआ होगा, इस तथ्य के बावजूद कि दस्तावेज़ उसके हस्ताक्षर के साथ तैयार किया गया था।
उदाहरण। पर। स्वेतलोव ने एक अधिकारी - इरकुत्स्क क्षेत्रीय न्यायालय के अध्यक्ष की निष्क्रियता के बारे में शिकायत के साथ इरकुत्स्क के किरोव्स्की जिला न्यायालय में अपील की, जिन्होंने पहले अधिकारी को भेजी गई अपील का जवाब नहीं दिया था। को उत्तर। श्वेतलोव को भेजा गया, अदालत के अध्यक्ष के विवरण (स्थिति, प्रारंभिक और उपनाम) पर एक स्लैश के साथ एक अज्ञात व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित। अर्थात्, अपेक्षित "हस्ताक्षर" का गलत पंजीकरण अदालत जाने का आधार बन गया।
अब, नियमों और तर्क की समीक्षा के बाद, हम लेख की शुरुआत में पूछे गए प्रश्न का उत्तर दे सकते हैं।
किसी पद के नाम से पहले स्लैश या पूर्वसर्ग "के लिए" का उपयोग और हस्ताक्षरकर्ता के हस्ताक्षर की प्रतिलेख की अनुपस्थिति को रिकॉर्ड रखने पर किसी भी मौजूदा नियामक या पद्धति संबंधी दस्तावेजों द्वारा अनुमति नहीं दी जाती है। वहीं, कई संगठनों के निर्देशों में किसी हस्ताक्षर की "गुमनामता" पर प्रतिबंध है।
पूर्ण एवं सही हस्ताक्षर महत्वपूर्ण है। पद का शीर्षक और दस्तावेज़ पर वास्तव में हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का नाम हमें निर्णय के लिए जिम्मेदार अधिकारी का संकेत देता है, और दस्तावेज़ में उठाए गए मुद्दे को हल करने में उसके अधिकार की भी पुष्टि करता है। हस्ताक्षरकर्ता की गुमनामी विभिन्न गलतफहमियों को जन्म दे सकती है, उदाहरण के लिए, प्राप्तकर्ता द्वारा निष्पादन के लिए दस्तावेज़ को स्वीकार करने से इनकार करना। या अदालत जाएँ, जैसा कि उदाहरण में वर्णित स्थिति में है।
यदि अप्रत्याशित परिस्थितियों के कारण दस्तावेज़ पर प्रबंधक द्वारा नहीं, बल्कि उसके उप या कार्यवाहक निदेशक द्वारा हस्ताक्षर किए गए हों और पृष्ठ को दोबारा छापने का समय न हो तो क्या करें? नियमित पेन या टाइपराइटर का उपयोग करके समस्या को आसानी से और जल्दी से हल किया जा सकता है। सचिव को उस व्यक्ति का शीर्षक और नाम लिखना या टाइप करना होगा जिसने वास्तव में दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए हैं। सहमत हूँ, यहाँ किसी विशेष परिस्थिति की आवश्यकता नहीं है। और फिर आपको स्थिति स्पष्ट करने और प्राप्तकर्ता से गुमनाम हस्ताक्षर पर विश्वास करने की विनती नहीं करनी पड़ेगी, आप अप्रत्याशित और अप्रिय परिणामों से बच जाएंगे;
ओ.वी.क्रेस्टनिकोवा
डिप्टी चीफ
आने वाले पत्राचार विभाग
दस्तावेज़ अग्रेषण विभाग
प्रशासनिक विभाग
रूसी संघ का सेंट्रल बैंक
मुहर हेतु हस्ताक्षर किये गये
व्यावसायिक दस्तावेज़ प्रवाह में, हस्ताक्षर के ऊपर एक पंक्ति रखना एक आम बात है। यह उन मामलों में होता है जहां किसी दस्तावेज़ पर किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किया जाता है जो घटक दस्तावेजों के अनुसार ऐसा करने के लिए अधिकृत नहीं है, या जिसका डेटा विवरण में इंगित नहीं किया गया है।
इन मामलों में, हस्ताक्षर से पहले एक स्लैश लगाया जाता है। यह पंक्ति इंगित करती है कि हस्ताक्षर, उदाहरण के लिए, एक डिप्टी द्वारा चिपकाया गया था। क्या यह "स्लैश" दस्तावेज़ को कानूनी बल प्रदान करने के लिए पर्याप्त है? और जब किसी डिप्टी द्वारा हस्ताक्षरित हों तो दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे तैयार किया जाए।
मुद्दे के इतिहास से.
हस्ताक्षर से पहले स्लैश वाली यह परंपरा लंबे समय से मौजूद है और कानूनी विनियमन के ढांचे के बाहर है। 1988 में, यूएसएसआर चीफ आर्काइव ने इस मुद्दे पर निर्धारित किया कि यदि अधिकारी अनुपस्थित है, लेकिन दस्तावेज़ पर उसके हस्ताक्षर की आवश्यकता है, तो इन दायित्वों को एक डिप्टी द्वारा ग्रहण किया जा सकता है। इस मामले में, हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की वास्तविक स्थिति अवश्य बताई जानी चाहिए। इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक का एक प्रतिलेख होना चाहिए। सुधार स्याही से या प्रतिलेख या पद के स्पष्टीकरण के साथ टाइप करके किया जा सकता है: "अभिनय, डिप्टी।" "के लिए" पूर्वसर्ग का उपयोग करने या हस्ताक्षरकर्ता की स्थिति के नाम से पहले एक स्लैश लगाने के विकल्प को बाहर रखा गया है (आदेश दिनांक 25 मई, 1988 संख्या 33)।
इसके अलावा, आज दस्तावेज़ तैयार करने के लिए एक निश्चित मानक है: संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। सच है, यह मानक इस बारे में एक शब्द भी नहीं कहता कि डिप्टी को कैसे हस्ताक्षर करना चाहिए। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि स्लैश कानूनी है। आखिरकार, किसी ने भी मुख्य पुरालेख संख्या 33 के आदेश को रद्द नहीं किया है, और यह रूसी संघ के क्षेत्र में काम करना जारी रखता है।
इसलिए, कार्यालय के काम के मौजूदा नियमों के अनुसार, यदि डिप्टी सामान्य निदेशक के बजाय दस्तावेज़ का समर्थन करता है तो उसे उस पर हस्ताक्षर और प्रतिलेखन करना होगा।
लेकिन क्या होगा यदि लेखा विभाग को एक समझौता प्राप्त होता है जिस पर प्रतिपक्ष ने स्लैश के साथ हस्ताक्षर किए हैं?
यदि यह पहले से ही दस्तावेज़ में है तो क्या करें?
स्लैश स्वयं अनुबंध को अमान्य नहीं करेगा. लेकिन अगर इस पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का नाम और स्थिति नहीं बताई गई है, तो अदालत यह तय कर सकती है कि यह एक अज्ञात व्यक्ति है (मास्को जिले के संघीय मध्यस्थता न्यायालय का संकल्प दिनांक 15 जुलाई, 2002 संख्या केजी-ए40/4377-) 02). प्रतिपक्ष ऐसे लेनदेन के तहत अपने दायित्वों को पूरा करने से इनकार कर सकते हैं, और कर अधिकारी इसे मान्यता नहीं दे सकते हैं। यह विशेष रूप से अप्रिय है अगर हम एक समझौते के बारे में बात कर रहे हैं जिसके तहत कंपनी लाभ कर उद्देश्यों के लिए खर्चों को ध्यान में रखना चाहती है और वैट कटौती लागू करना चाहती है।
यदि आपको अपने समकक्षों से "स्लैश" के साथ एक समझौता प्राप्त हुआ है, तो आपको अपने भागीदारों से वीज़ा जारी करने वाले व्यक्ति के अधिकार की पुष्टि करने के लिए कहना चाहिए। एक पावर ऑफ अटॉर्नी या, उदाहरण के लिए, किसी व्यक्ति को कार्यवाहक प्रबंधक के रूप में नियुक्त करने वाला एक प्रशासनिक दस्तावेज पुष्टिकरण के रूप में उपयुक्त है। वर्तमान नियमों के अनुसार लेन-देन को औपचारिक बनाने के लिए भागीदारों को आमंत्रित करना उचित है। अर्थात्: अनुबंध में उस व्यक्ति का नाम और स्थिति दर्ज करें जिसने अनुबंध पर हस्ताक्षर किए हैं, और दस्तावेज़ के विवरण का एक लिंक जिसके द्वारा व्यक्ति लेनदेन को पूरा करने के लिए अधिकृत है। यह सबसे अच्छा है यदि ऐसे दस्तावेज़ की एक प्रति अनुबंध के साथ संलग्न की जाए।
एक और विकल्प है. यदि प्रतिपक्ष बाद में व्यापार को मंजूरी दे देता है, तो आपको स्लैश के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। लेन-देन के अनुमोदन के रूप में वास्तव में किन कार्यों को माना जा सकता है, यह रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय के प्रेसिडियम के सूचना पत्र दिनांक 23 अक्टूबर 2000 संख्या 57 के पैराग्राफ 5 में बताया गया है। एक भागीदार को अनुमोदित माना जा सकता है लेन-देन यदि उसने माल के लिए पूर्ण या आंशिक रूप से भुगतान किया है, उन्हें उपयोग के लिए स्वीकार किया है, किसी दायित्व के उल्लंघन के संबंध में पूर्ण या आंशिक रूप से भुगतान किए गए प्रतिबंधों या अन्य राशियों का भुगतान किया है, लेनदेन के तहत अन्य अधिकारों और दायित्वों का प्रयोग किया है, आदि।
चालान के साथ भी यही समस्या है.
और दस्तावेजों की तैयारी के संबंध में सबसे चर्चित मुद्दों में से एक चालान पर प्रबंधक के हस्ताक्षर हैं (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 169 के खंड 6)।
यदि आपको एक चालान प्राप्त होता है जिसमें शुरुआत में उल्लिखित विधि का उपयोग करके हस्ताक्षर से पहले एक स्लैश के साथ प्रबंधक के हस्ताक्षर होते हैं तो आपको क्या करना चाहिए? रूस के कर और सीमा शुल्क टैरिफ नीति विभाग के अप्रत्यक्ष कर विभाग का मानना है कि इस तरह की कटौती एक बाधा नहीं हो सकती है और इससे वैट जारी करने से इंकार कर दिया जाएगा।
हस्ताक्षर के निष्पादन से संबंधित अन्य शर्तों के कर कानून की आवश्यकताओं के अनुपालन की जांच करना भी आवश्यक है। रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 186 के खंड 6 में कहा गया है कि किसी भी अधिकृत व्यक्ति को चालान पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है। इसलिए, कुख्यात स्लैश का उपयोग करके हस्ताक्षर करने का कोई मतलब नहीं है। संगठन के आदेश से या संगठन की ओर से पावर ऑफ अटॉर्नी का उपयोग करके प्राधिकरण को स्थानांतरित करना पर्याप्त है।
फॉर्म के विवरण के लिए मानक ही यह निर्धारित करते हैं कि प्रबंधक इस पर हस्ताक्षर कर सकता है। हालाँकि, वित्त मंत्रालय ने स्पष्ट किया कि यदि हस्ताक्षर करने वाला प्रबंधक नहीं है, तो उसकी स्थिति बताना आवश्यक नहीं है। इतना ही काफ़ी है कि संगठन पर एक आदेश था और उसने इन शक्तियों के हस्तांतरण को दर्ज किया। लेकिन इस मामले में हस्ताक्षर को डिकोड करना, जैसा कि आप समझते हैं, आवश्यक है (रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 16 जून, 2004 संख्या 03-03-11/97)। लेकिन भले ही हस्ताक्षरकर्ता की स्थिति इंगित की गई हो, इसे दस्तावेज़ के लिए एक त्रुटि भी नहीं माना जाएगा (रूस की संघीय कर सेवा का पत्र दिनांक 20 मई, 2005 संख्या 03-1-03/838/8)।