Требования к акту сверки взаимных расчетов. Что такое акт сверки в бухгалтерии

Инструкция

Перед тем как формировать акт сверки , проверьте правильность оформления, заполнения первичных и налоговых документов (товарных накладных, счет-фактур, приходных ордеров).

После этого просмотрите правильность отражения операций в бухгалтерском учете. Помните, что если вами будет допущена ошибка в проводке, операция может не включиться в акт сверки (если вы используете программу).

Если вы составляете акт сверки вручную, подберите все документы. Сложите их в хронологическом порядке – от первого к последнему.

Вы можете разработать бланк самостоятельно, так как унифицированная форма не утверждена. Данный документ должен обязательно содержать такую информацию, как дата составления; временной интервал, за который проходит сверка расчетов; реквизиты сторон; порядковый номер документа; дата документа; сумма по дебету и кредиту. В конце акт сверки должны подписать обе стороны договора.

Если ранее производились расчеты, проставьте сальдо на начало периода. Эту информацию вы можете получить из предыдущей сверки или же из карточки по счету, в которой отражены операции с этим контрагентом (счет 62, 76 и другие).

Затем начинайте заполнять акт . Если вы приобретали что-то у контрагента, укажите сумму в кредите, если оплачивали за товар – в дебете. Внизу подведите итог, то есть просуммируйте сумму по дебету, кредиту и узнайте разницу, которая будет являться задолженностью той или иной стороны.

Для сверки вам понадобится акт и от контрагента, с помощью которого вы получите информацию о данных, отраженных в его бухгалтерском учете. Если выявлены какие-либо разногласия, сверьте документы и выявите неточные данные. После согласования поставьте подпись на экземпляре контрагента и отдайте свой экземпляр ему на подпись. В конце поставьте синий оттиск печати организации.

В малом бизнесе распространены ситуации, когда бухгалтер не пользуется специализированными программами учета. При необходимости сделать акт сверки с контрагентами он составляет его в свободной форме, которую допускает российское законодательство. Однако некоторые общепринятые пункты этого документа стоит выделить, так как они относятся к традициям делового оборота.

Инструкция

Шапка
Традиционно применяется такая формулировка в названии документа: «Акт сверки расчетов между (название нашей фирмы) и (название контрагента) за период с (дата 1) по (дата 2)». Дата 1 и дата 2 – это крайние даты, входящие в период, за который составляется акт.

Табличная часть
Вверху следует указать, что акт составлен по данным учета нашей фирмы, а также единицу расчетов (рубли или другую валюту). Основная часть акта – это таблица , состоящая из четырех столбцов: номер операции, содержание операции, дебет (оплата), кредит (отгрузка).
Первой строкой должно идти начальное (входящее) сальдо – это сальдо взаимных расчетов на начало периода, по которому составляется акт. Таблица заполняется операциями построчно. После перечисления всех операций отдельной строчкой считается итого по дебету и кредиту. Последней строкой таблицы идет конечное (исходящее) сальдо.

Подписи сторон
После таблицы обычно пишут следующую фразу: «По данным (название нашей фирмы) на (дата 2) задолженность (название контрагента) перед (название нашей фирмы) составляет (рассчитанное сальдо цифрами и прописью в скобках)». Далее следуют подписи ответственных лиц с расшифровкой ФИО. Такие же подписи предусматриваются рядом для ответственных лиц контрагента.
Акт сверки готов. Теперь его необходимо подписать и оставить каждой из сторон по 1 экземпляру. Подписанный акт сверки следует подшить в папку контрагента. В дальнейшем он убережет от возможной недобросовестности со стороны поставщика или покупателя.

Обратите внимание

Случаи расхождения в учете случаются довольно часто. Причин тому несколько. Это и невнимательность при передаче или приеме товара, это и затерянные накладные, это и неучтенный или неправильно посчитанный возврат. Выявить ошибки и нестыковки бухгалтерского учета можно с помощью сверки.

Полезный совет

С каждым контрагентом необходимо регулярно сверять данные о взаимных расчетах. Даже если расчеты происходят сразу и по факту, подписанный обеими сторонами акт сверки убережет в дальнейшем от возможной недобросовестности поставщика или покупателя.

Как сделать акт сверки взаимных расчетов с контрагентами? Наиболее простой способ – сделать акт сверки из специализированной бухгалтерской программы, в которой вы ведете учет.

Инструкция

Так, в программе 1С версия 7.7 нажмите Отчеты / специализированные / акт сверки. Предварительно проверьте, все ли операции по данному контрагенту внесены в программу, внесена ли выписка банка. Программа предложит ввести период, за который вы составляете акт, а также выбрать контрагента. Акт сверки будет сформирован автоматически, после чего его можно распечатать или сохранить.

Если у вас нет бухгалтерской программы, и вы ведете бухгалтерский учет вручную , то и акт сверки вам придется составить вручную. Найдите в интернете бланк акта сверки и образец его заполнения. В «шапке» по центру напишите «Акт сверки взаимных расчетов», ниже укажите наименование вашей организации и контрагента, а также период, за который производится сверка.

Составьте табличную часть акта сверки, указывая номер и дату первичного документа реализации или документа оплаты покупателем. Табличная часть акта сверки разделите на две части. Одна часть заполняется по данным поставщика, вторая – по данным покупателя . В своей части таблицы в колонке «дебет» отражайте суммы реализации, если вы – поставщик, или оплаты, если вы – покупатель. В колонке «кредит » проставьте суммы оплаты, полученной от покупателя.

Ниже под табличной частью составьте запись о наличии задолженности по вашим данным, укажите дату и сумму задолженности при ее наличии. Ниже поставьте подпись руководителя организации или уполномоченного лица.

Отправьте акт сверки контрагенту, в сопроводительном письме предложите провести сверку взаимных расчетов. Если предложение о проведении сверки поступило вам от контрагента, заполните табличную часть по своим данным и, подписав, верните контрагенту.

Источники:

• как составить акт сверки

Акт сверки - это документ, составленный для определения и подтверждения наличия или отсутствия задолженности одной из сторон на основании заключенного ранее договора. Оформление его не регламентируется законодательством РФ, поскольку он не является первичным бухгалтерским документом. И все же акт сверки позволяет упростить решение спорных вопросов и защитить контрагентам собственные интересы от необоснованных претензий. Поэтому для составления такого документа следует учитывать требования общего законодательства исходя из существующей судебной практики.

Инструкция

В начале документа напишите по центру его название "Акт сверки " и сразу под ним перечислите реквизиты участников действующего соглашения (полное наименование, ФИО и должность лиц, уполномоченных к подписанию настоящего документа, действующих на основании Устава предприятия или по доверенности).
Укажите договор между организациями, по которому составлен данный акт сверки расчетов, поскольку все споры, возникающие при исчислении итоговых сумм, могут рассматриваться только в рамках действующего договора.

В табличной части отведите для каждой из сторон собственное поле для заполнения данных по общим позициям. Здесь перечислите документы, на основании которых приведены сведения для расчетов, с указанием их названия, номера, даты и суммы платежа.
В конце подведите итоги по данным каждой из сторон для определения наличия или отсутствия задолженности, которая будет определена после сверки расчетов.

В конце документа укажите итоговую сумму задолженности, выведенную по результатам взаиморасчетов между организациями, по данным каждой из сторон-контрагентов.
Оставьте место для печатей сторон и подписей уполномоченных лиц (обязательно с указанием должности, ФИО и расшифровкой).

Финансовые отношения предприятий между собой непрерывно фиксируются сотрудниками бухгалтерии.

Ведение бухгалтерского учета предусматривает, что периодически фирмы проводят между собой сверку расчетов. В данной статье разберемся, что такое акт сверки в бухгалтерии.

Порядок проведения расчетов

Как сверять состояние счетов между организациями строго не регламентировано. Данный порядок утверждается обычно внутренними документами.

Порядок и периодичность проведения расчетов может быть внесен в должностную инструкцию бухгалтера, ведущего бухгалтерский документооборот данного участка.

При возникновении разногласий в отражении сведений на счетах любая из организаций может направить в адрес контрагента акт сверки.

Встречающая сторона должна сверить правильность отражения сведений на своих счетах. Все недостающие, либо лишние, ошибочно отраженные сведения подлежат согласованию и исправлению.

Содержание акта сверки

Строго установленной формы акта сверки не существует. При этом есть определенный набор сведений, необходимых для отражения в акте. В первую очередь, сверка проводится по состоянию на определенную дату.

В документе фиксируются все проведенные операции до этой даты, а кроме того сальдо по задолженности на начальную дату и то же самое на конечную дату. Основная цель акта сверки в том, чтобы итоговое сальдо в учете обоих предприятий было одинаковым.

Указываются данные об организациях, участвующих в сверке. От каждой стороны документ подписывается уполномоченным на это лицом. Обычно это главный бухгалтер предприятия или бухгалтер, ответственный за участок расчетов с контрагентами.

Самая существенная часть акта заключается в отражении операций. Они указываются в таблице, содержащей четыре столбца. Первые два заполняются одним участником акта, остальные - другим участником.

Последовательно в хронологическом порядке в документ вносятся все отраженные в учете операции. Это выписанные/полученные счета-фактуры, а также выплаченные/полученные денежные средства на основании платежных поручений или банковских выписок.

Если между организациями заключено несколько различных договоров, то в разрезе каждого проводится отдельная сверка расчетов. Если нет особых требований, можно все операции включить в акт и вывести единое сальдо.

В случае несоответствия сальдо между фирмами, бухгалтер должен выяснить, какой именно документ и по какой причине не был отражен или выявить излишне отраженные сведения. Недостающие документы запрашиваются у контрагента.

Обычно формирование акта сверки производится автоматически посредством программных бухгалтерских продуктов.

Форма акта не закреплена на законодательном уровне, поэтому каждое предприятие,при соблюдении всех предъявляемых к оформлению первичных документов требований, вправе разработать свой вариант акта. Документ, составленный одной из сторон договора в двух экземплярах и подписанный уполномоченным лицом, отправляется контрагенту, который, в случае согласия с правильностью взаимных расчетов, подтверждает его подписью и отсылает один экземпляр обратно.

При наличии расхождений контрагент вправе подписать акт, указав на неточности в учете, или приложить к документу собственный реестр расчетов. Отказ от подписания акта означает то, что должник не признает существование обязательств перед контрагентом.

Акт сверки взаиморасчетов настоятельно рекомендуется оставлять в случаях, когда стороны сотрудничают на постоянной основе и планируют в будущем продлевать существующие договора и заключать дополнительные соглашения к ним. Этот документ необходим также в тех ситуациях, когда стоимость товара, работы или услуги высока, и продавец предоставляет отсрочку платежа.

Если стороны договора имеют друг перед другом взаимные обязательства, то, составив для их подтверждения акт сверки, они могут произвести их взаимозачет. Кроме того, наличие под рукой реестра взаимных обязательств сэкономит время на поиск первичных документов при возникновении необходимости в уточнении расчетов между контрагентами. Подписанные сторонами акты сверки расчетов также являются подтверждением остатков дебиторской и кредиторской задолженности на конец отчетного и начало следующего за ним периода при составлении бухгалтерской отчетности.

Несмотря на то, что акт сверки нельзя использовать в суде в качестве доказательства совершения сделки и существования задолженности по ней, с его помощью можно продлить срок исковой давности и повысить шансы на взыскание дебиторской задолженности. Имея на руках подписанный акт сверки, фактически означающий признание контрагентом своего долга, кредитор увеличивает срок, в течение которого он может предъявить должнику иск об уплате денежных средств. В этом случае очень важно проверить, действительны ли полномочия того лица, чья подпись стоит на документе.

Акт сверки расчетов представляет собой документ, который отражает состояние взаимных расчетов, происходящих между сторонами за какой-то определенный промежуток времени.

Инструкция

Поставьте даты (начало и конец расчетного периода) под названием документа «Акт сверки расчета». Например: с 30.05.2011 до 01. 03.2012.

Заполните полностью наименование компании и отметьте ее организационно-правовую форму (ООО, ЗАО, ОАО или ИП).

Укажите адрес фирмы в следующей последовательности: индекс, город, улица и номер здания. Ниже укажите телефон предприятия и его ИНН.

Заполните сведения о компании с которой вышеуказанная фирма производила какие-то расчеты, операции. Также сначала внесите наименование предприятия, затем укажите ее местонахождение (юридический или фактический адрес), телефон и ИНН.

Отметьте сумму задолженности или укажите, что она отсутствует на текущую дату.

Заполните первую таблицу. Укажите в ней дату, когда была произведена операция, затем полностью пропишите, какая операция была произведена. Например: "Реализация выпущенной продукции от 23.06.2011". Далее, если было произведено несколько таких операций, впишите их ниже в этой же колонке. В следующей колонке данной таблицы внесите суммы, необходимые для оплаты за каждую манипуляцию. Затем рассчитайте итоговое значение операций. В том случае, если она была одна, тогда просто перепишите ее сумму.